Jedną z kluczowych ról w przedsiębiorstwach działających według zasad ISO 9001 jest funkcja Pełnomocnika ds. systemów zarządzania jakością. Osobę taką powołuje się we wszystkich firmach wdrażających i certyfikujących system zarządzania jakością oparty o ISO 9001, niezależnie od branży ich działania czy wielkości organizacji. Wielokrotnie zdarza się, że rolę Pełnomocnika ds. systemów zarządzania jakością pełni także osoba odpowiedzialna za inne role w ramach organizacji. Jaki jest jednak zakres obowiązków samego pełnomocnika, kto może nim zostać i jak zdobyć niezbędne kwalifikacje do pełnienia roli pełnomocnika ds. systemów zarządzania jakością?
Kto może stać się takim pełnomocnikiem?
Pełnomocnik ds. systemów zarządzania jakością jest niezbędny w każdej organizacji wdrażającej system oparty o standardy ISO 9001:2015, a jego rola w firmie jest nieoceniona na każdym etapie wdrażania, certyfikacji, utrzymania i doskonalenia systemu. Nowe brzmienie normy ISO 9001:2015 nie narzuca obowiązku powoływania takiej osoby w organizacji, ale jej rola jest w dalszym ciągu niezwykle ważna dla sprawności działania systemów zarządzania jakością.
Pełnomocnikiem może stać się obecny pracownik organizacji zajmujący się zadaniami z zakresu wdrażania systemów zarządzania, jak i osoba z zewnątrz zatrudniona specjalnie do tej roli. W obydwu przypadkach konieczne będzie potwierdzenie przez kandydata odpowiednich kwalifikacji, w tym ukończenia kierunkowych szkoleń dla pełnomocników ds. systemów zarządzania jakością wg. ISO 9001. Do sprawnego pełnienia funkcji pełnomocnika niezbędne jest doświadczenie, zaangażowanie, wiedza oraz znajomość schematów działania firmy, jej potrzeb, celów i procesów.
Sama norma ISO 9001 nie podaje konkretnych wymagań niezbędnych do pełnienia funkcji Pełnomocnika ds. Jakości, więc formalnie to organizacja decyduje o tym kto spełni się w takiej roli najlepiej. Należy pamiętać jednak, że do zadań pełnomocnika będą należały m.in.:
- planowanie i kierowanie opracowaniem, funkcjonowaniem i doskonaleniem systemu jakości w organizacji,
- kierowanie organizacją w zakresie zarządzania jakością,
- opracowanie i przedstawianie sprawozdań dotyczących jakości oraz funkcjonowania systemu,
- gwarantowanie zgodności systemu z wymaganiami normy z ISO 9001,
- reprezentowanie organizacji w kontaktach z klientami i stronami zainteresowanymi w zakresie kwestii związanych z ISO 9001 i zarządzaniem jakością.
Co należy zrobić, aby uzyskać kwalifikacje na pełnomocnika ds. systemów zarządzania jakością?
Jak wspomnieliśmy, norma ISO 9001 nie narzuca konkretnego zakresu kompetencji i kwalifikacji zawodowych jakie powinien posiadać kandydat na pełnomocnika ds. systemów zarządzania jakością. Pewne jest jednak, że jeśli ma on wykonywać swoje zadania rzetelnie, dokładnie i z gwarancją utrzymania prawidłowego poziomu zgodności systemu z normą ISO 9001, pełnomocnik musi być osobą odpowiedzialną, z niezbędną wiedzą i zapleczem merytorycznym oraz doświadczeniem w dziedzinie.
Pomocnym narzędziem dla firm chcących powołać pełnomocników ds. systemu zarządzania jakością spośród swoich dotychczasowych pracowników oraz dla wszystkich osób zainteresowanych pełnieniem takiej funkcji w firmach są szkolenia organizowane przez jednostki certyfikujące specjalizujące się w normie ISO 9001.
Audytorzy, doradcy i szkoleniowcy pracujący dla takich jednostek posiadają wieloletnie doświadczenie w branży i niepodważalną wiedzę w zakresie wdrażania systemów zarządzania w różnych jednostkach i organizacjach działających na rynku.
Jakie zadania w ramach systemu ISO 9001 realizuje pełnomocnik?
Jak wskazują wytyczne samej normy ISO 9001:2015, pełnomocnik ds. systemów zarządzania jakością posiada uprawnienia do zapewnienia, że procesy potrzebne w systemie zarządzania jakością zostały właściwie ustanowione, wdrożone i pozostają utrzymywane zgodnie z wytycznymi normy ISO 9001, a także do przedstawiania kierownictwu sprawozdań dotyczących funkcjonowania systemu zarządzania jakością.
Rolą pełnomocnika będzie dbanie o możliwości dalszego rozwoju i doskonalenia systemu zarządzania jakością, a także budowania świadomości organizacyjnej dotyczącej samej normy ISO 9001, jej wymagań, praktyk organizacyjnych oraz wymagań klientów.
Podstawowe zadania pełnomocnika obejmują także sprawowanie nadzoru nad dokumentacją systemu zarządzania jakością, nad audytami wewnętrznymi, nad działaniami korygującymi funkcjonowanie systemu, nad organizacją audytów cyklicznych z jednostek certyfikujących oraz nad szkoleniami dla pracowników w zakresie obowiązujących wytycznych ISO 9001.
Zakres obowiązków pełnomocnika do spraw jakości jest więc bardzo rozległy i dopasowany do specyficznych potrzeb danej organizacji. Zarobki kształtujące się na poziomie 6-7 tysięcy złotych brutto wydają się być więc dla tej roli jak najbardziej adekwatne.