Odpowiedni dobór kasy fiskalnej do prowadzonego biznesu jest niezwykle ważny. Równie istotny jest wybór mechanizmu drukującego oraz uwzględnienie średniej liczby klientów. Kasa fiskalna może znacząco ułatwić prowadzenie własnej działalności gospodarczej, jednak aby mogła spełniać swoje funkcje powinna być odpowiednio dopasowana.
Zalety posiadania kasy fiskalnej
Kasa fiskalna jest przeznaczona do prowadzenia prostej sprzedaży detalicznej. Aby z niej korzystać nie ma konieczności posiadania komputera – cała baza usług czy produktów znajduje się w pamięci urządzenia. Wprowadzenie użycia kasy fiskalnej w swojej działalności pozwala na wydawania paragonów i jednoczesne kontrolowanie prawdziwych obrotów i realnej sprzedaży towarów lub usług. Przedsiębiorca dzięki wykorzystaniu kasy fiskalnej może świadomie kontrolować zgodność stanów magazynowych, stan towarów na półkach czy pracę sprzedawców. Również klienci odczują korzyści, gdy po dokonaniu zakupu otrzymają paragon, dzięki któremu będą mogli lepiej zarządzać swoim portfelem, Co więcej rozpoczęcie ewidencji sprzedaży towarów i usług zmniejsza tzw. szarą strefę, która negatywnie wpływa na całą gospodarkę. Warto wiedzieć, że podatnicy rozpoczynający ewidencje przy użyciu kasy fiskalnej mogą skorzystać z możliwości odzyskania nawet 90% ceny zakupionej kasy, o ie kwota ta nie będzie przekraczała 700zł. Kasa musi być odpowiedni dobrana do charakteru prowadzonego biznesu, a w razie potrzeby powinna mieć funkcje umożliwiające poszerzenie jej funkcjonowanie o np. wagę czy czytnik kodów kreskowych. Pojemność jest kolejnym istotnym parametrem kasy fiskalnej i powinna być ona zależna od wielkości prowadzonego sklepu i różnorodności sprzedawanych produktów. Im pojemność jest większa, tym więcej produktów (artykułów) można wprowadzić do pamięci kasy.
Podstawowy podział kas fiskalnych
Kasa fiskalna powinna być zakupiona z wyprzedzeniem. Najlepiej zainteresować się jej wyborem nawet kilka miesięcy przed rozpoczęciem ewidencji sprzedaży towarów i usług w kasie. Większa ilość czasu zapewni możliwość nauczenia się podstawowych funkcji, działania kasy.
Kasy fiskalne można podzielić na dwie grupy. Pierwszą z nich są kasy ECR (Electronic Cash Register), natomiast drugą grupą są kasy POS, nazywane również EPOS (Electronic Point Of Sale), które są kasami komputerowymi.
Do kas ERC należą przenośne kasy mobilne, kasy jednostanowiskowe oraz kasy systemowe. Kasy przenośne bardzo często stosowane są przy sprzedaży objazdowej lub na targowiskach. Są małe, lekkie i wygodne w użyciu. Wyposażone są w akumulator, stabilizację rolek, a dzięki mocnej budowę dobrze znoszą działanie negatywnych czynników atmosferycznych. Kasy jednostanowiskowe zazwyczaj stosowane są w niewielkich sklepach czy punktach gastronomicznych. Można podłączyć do nich wagę, komputer bądź czytnik kodów kreskowych, co zwiększa funkcjonalność kas. Kasy systemowe są już przeznaczone do większych placówek handlowych. Można je połączyć z terminalem płatniczym, komputerem, skanerem kodów, czy czytnikiem kart chipowych. Dane przekazywane są w czasie rzeczywistym do komputera, w którym zainstalowany jest odpowiedni system magazynowo-fakturujący.
Kasy POS czyli kasy komputerowe są jednymi z najnowocześniejszych kas fiskalnych i stanowią połączenie kasy z drukarką. Są przeważnie używane przez większe markety gdyż mogą współpracować z programami magazynowymi. Aby móc efektywnie korzystać z kasy fiskalnej koniecznie należy zadbać o stosowny mechanizm drukujący. Może być on zarówno igłowy jak i termiczny. Pierwszy z nich cechuje się niska ceną, jednak jego wadami jest powolne i głośne działanie. Mechanizm termiczny jest całkowitym przeciwieństwem, jednak jego minusem są wysokie koszty eksploatacyjne.